Gelet op de Grondwet, inzonderheid artikel 173;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op voorliggend voorstel van huishoudelijk reglement inzake gebruik van infrastructuur 2026-2031;
Gelet op de adviezen van de jeugdraad, sportraad en cultuurraad;
Gelet op de bespreking;
Hoofdstuk 1: Reservaties en betalingen
Art. 1.- Aanvragen voor reservaties van gemeentelijke infrastructuur kunnen enkel gebeuren namens een natuurlijke persoon (ten persoonlijke titel) of namens een vereniging of organisatie. Alle aanvragen moeten via het evenementenloket gebeuren. De aanvrager dient de leeftijd van 18 jaar bereikt te hebben.
Art. 2.- Een gemeentelijk lokaal kan enkel gereserveerd worden op het uur of het half uur, met een minimale reservatieduur van 30 minuten. Er wordt enkel toegang gegeven tot het gehuurde lokaal tussen de gehuurde uren zoals aangevraagd en bevestigd in het evenementenloket.
Art. 3.- Wederkerende reservaties of reservaties voor meerdaags gebruik van een gemeentelijk lokaal voor het volgende werkingsjaar moeten uiterlijk op 15 mei van het lopende jaar worden ingediend via het evenementenloket. De uiteindelijke toewijzing van de gemeentelijke infrastructuur gebeurt door de gemeente.
Art. 4.- Niet-wederkerende aanvragen voor reservaties moeten minstens vier werkdagen voor aanvang van de activiteit worden ingediend. Laattijdige aanvragen voor reservaties kunnen ingewilligd worden als het lokaal nog beschikbaar is op het gevraagde moment én als de toewijzing van het lokaal geen problemen van praktische aard met zich meebrengt. Laattijdige aanvragen voor reservaties kunnen enkel schriftelijk worden ingediend bij de gemeentelijke dienst evenementen.
Hoofdstuk 2: Gebruikerscategorieën en voorrangsregels
Art. 5.- Bij de toewijzing van de infrastructuur wordt er rekening gehouden met volgende voorrangsregels voor gebruikerscategorieën:
Art. 6.- Voor aanvragen van reservaties met een wederkerend karakter en aanvragen voor meerdaagse activiteiten geldt dat de gebruikers van het lopende werkingsjaar steeds voorrang krijgen om dezelfde werkingsmomenten te behouden tijdens het nieuwe werkingsjaar.
Art. 7.- Indien meerdere gebruikers eenzelfde gemeentelijk lokaal op eenzelfde beschikbare moment wensen te reserveren, zal er in overleg met de betrokken partijen een voorstel tot verdeling worden opgemaakt. Indien de gebruikers niet akkoord kunnen gaan met dit voorstel tot verdeling, wordt de beslissing hieromtrent genomen door het college van burgemeester en schepenen.
Art. 8.- Aanvragen met een wederkerend karakter krijgen steeds voorrang op niet-wederkerende reservaties.
Art. 9.- Na toepassing van bovenstaande voorrangsregels worden aanvragen voor reservaties chronologisch behandeld.
Art. 10.- Voor de infrastrucuur die een hoofdgebruiker hebben geldt dat deze enkel gereserveerd kunnen worden als de werking van de hoofdgebruiker niet in het gedrang komt en als er binnen het gemeentelijk aanbod aan infrastructuur geen evenwaardig alternatief kan worden geboden.
Art. 11.- Gebruikers kunnen tot zeven kalenderdagen voor aanvang van de activiteit kosteloos annuleren via het evenementenloket. Bij laattijdige annulaties zal de volledige huurprijs worden gefactureerd. Enkel in geval van bewezen overmacht kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om hier een uitzondering op te maken. De gebruiker dient deze uitzondering zelf schriftelijk aan te vragen.
Art. 12.- De gemeente heeft, mits een gegronde reden, steeds het recht om de reeds gereserveerde momenten te wijzigen of in te trekken zonder dat de gebruiker aanspraak maakt op een schadevergoeding. In voorkomend geval tracht het lokaal bestuur om de gebruiker hier zo snel mogelijk van in kennis te stellen.
Art. 13.- De facturen van de afgelopen reservaties worden periodiek opgemaakt en aan de gebruikers bezorgd. Bij wanbetaling kan er door het college van burgemeester en schepenen beslist worden om de gebruiker (tijdelijk) uit te sluiten voor reservaties van gemeentelijke infrastructuur.
Hoofdstuk 3: Verantwoordelijkheden van de gebruiker, schade en verzekeringen
Art. 14.- De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit, de voorbereiding en de afhandeling ervan. Dit omvat onder meer en dus niet-limitatief volgende verantwoordelijkheden:
Art. 15.- Wanneer een gebruiker bij het betreden van het lokaal vaststelt dat de vorige gebruiker het lokaal niet naar behoren heeft achtergelaten, moet men dit onmiddellijk schriftelijk melden aan de gemeentelijke dienst evenementen. Dit schrijven dient vergezeld te worden van de nodige foto’s om dit te staven. Bij gebreke daaraan wordt het lokaal geacht in goede staat te zijn.
Art. 16.- De gebruiker is verantwoordelijk voor alle mogelijke schade die door hem of door de deelnemers/bezoekers tijdens de door hem georganiseerde activiteit aan de infrastructuur of de inboedel wordt veroorzaakt.
Art. 17.- De veroorzaakte schade dient onmiddellijk schriftelijk aan de gemeentelijke dienst evenementen te worden gemeld. Bij vaststelling van schade kan het college van burgemeester en schepenen een schadevergoeding vorderen. Indien het bedrag van deze schadevergoeding niet (volledig) wordt betaald, zal elke volgende reservatieaanvraag worden geweigerd.
Art. 18.- De gemeente kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal van of schade aan achtergelaten goederen en uitrusting van gebruikers.
Hoofdstuk 4: Gebruik van de infrastructuur en de inboedel
Art. 19.- De gebruiker zal steeds de vrije toegang verschaffen aan gemeentepersoneel.
Art. 20.- De gebruiker houdt bij de aanvraag van de reservaties rekening met het opstellen en het opruimen dat bij de activiteit hoort. Er wordt enkel toegang gegeven tot het gehuurde lokaal tussen de gehuurde uren zoals aangevraagd en bevestigd in het evenementenloket, m.u.v. het leveren en ophalen van dranken door de brouwer. Voor bepaalde gemeentelijke infrastructuur zijn er beperkte toegangsuren omwille van het gebruik door de hoofdgebruikers.
Art. 21.- Om toegang te krijgen tot het gereserveerde lokaal dient men in het bezit te zijn van een sleutel of een toegangsbadge. Deze kan maximaal 5 werkdagen voor aanvang van de activiteit worden opgehaald bij de gemeentelijke dienst evenementen.
Art. 22.- Bij niet-wederkerende reservaties dient de sleutel of de toegangsbadge binnen een termijn van 5 werkdagen na de activiteit terugbezorgd te worden aan de gemeentelijke dienst evenementen.
Art. 23.- Bij reservaties met een wederkerend karakter geldt dat de gebruiker de sleutel of toegangsbadge gedurende het hele werkingsjaar in zijn bezit mag houden. Een sleutel of toegangsbadge die niet meer wordt gebruikt, dient onmiddellijk teruggebracht te worden.
Art. 24.- Bij verlies van een toegangsbadge dient men dit onmiddellijk te melden aan de gemeentelijke dienst evenementen.
Art. 25.- De toegang tot de technische ruimtes is verboden voor gebruikers.
Art. 26.- Huisdieren zijn niet toegelaten in de gemeentelijke gebouwen. Een uitzondering hierop kan gemaakt worden voor assistentiedieren die noodzakelijk zijn voor het functioneren van deelnemers of bezoekers en waarvoor men een medisch attest bezit.
Art. 27.- De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan de gehuurde gemeentelijke infrastructuur dan die waarvoor de verhuring wordt toegestaan.
Art. 28.- Het onderverhuren van de gehuurde infrastructuur en de organisatie van privéfeesten in de gehuurde infrastructuur is ten strengste verboden.
Art. 29.- De gebruiker is verplicht om, na afloop van de activiteit, de infrastructuur proper en in ordelijke toestand (= standaardopstelling) achter te laten zodat deze gebruiksklaar is voor de volgende gebruiker. Dit geldt voor het gehuurde lokaal maar ook voor de gemeenschappelijke infrastructuur (bv. sanitair) die gebruikt werd.
Art. 30.- De instructies, met o.a. de standaardopstelling, die uithangen bij elke gemeentelijke infrastructuur moeten worden nageleefd door de gebruiker.
Art. 31.- Indien men een gemeentelijk lokaal huurt, kan men gebruik maken van het aanwezige meubilair in het lokaal. De gebruiker mag bij aanvang van de activiteit het meubilair plaatsen zoals gewenst is voor de activiteit. Na afloop van de activiteit wordt het meubilair teruggeplaatst zoals het werd aangetroffen bij het betreden van het lokaal (= standaardopstelling).
Art. 32.- De gebruiker gaat steeds respectvol om met het meubilair en gebruikt deze volgens de geldende (veiligheids)voorschriften. Het meubilair blijft ten allen tijden in het lokaal en mag niet door de gebruiker verzet worden naar een andere locatie.
Art. 33.- Indien men gebruik wenst te maken van meubilair of materialen die eigendom zijn van een andere vereniging/hoofdgebruiker, dient de gebruiker dit steeds vooraf te bespreken met de betrokken vereniging/hoofdgebruiker.
Art. 34.- Het is toegestaan om de aanwezige nutsvoorzieningen en functionaliteiten in de gehuurde infrastructuur te gebruiken mits dit gebeurt met de nodige aandacht voor veiligheid, duurzaamheid en spaarzaamheid. De gebruiker informeert vooraf bij de gemeentelijke dienst evenementen over de technische uitleg en het correct gebruik van apparaten en materialen. Na afloop van de activiteit dooft de gebruiker alle lichten en zorgt ervoor dat ramen en deuren correct worden afgesloten. Alle elektrische apparaten dienen, indien mogelijk, losgekoppeld te worden van het elektriciteitsnetwerk.
Art. 35.- Indien men eigen materialen gebruikt in de gehuurde gemeentelijke infrastructuur moeten deze conform de wettelijke bepalingen zijn (CE gekeurd). Indien men voor bepaalde activiteiten een verhoging van de stroomsterkte wenst (> 32 ampère), dan dient men dit vooraf aan te vragen bij de gemeentelijke dienst evenementen.
Art. 36.- Indien de hoeveelheid afval het normale overstijgt, moet de gebruiker de nodige vuilzakken voorzien en het afval zelf meenemen. Indien het karakter van de activiteit het vereist, kan de gebruiker vooraf een evenementencontainer aanvragen via het evenementenloket. De kosten die hiermee gepaard gaan, zijn voor rekening van de gebruiker.
Art. 37.- Bij de huur van sporthal De Valk, zaal Kuiperij en turnzaal De Wegwijzer is het gebruik van kleedkamers inbegrepen. Deze mogen enkel gebruikt worden om zich om te kleden en/of te douchen.
Art. 38.- De gebruiker mag de kleedkamer 10 minuten voor aanvang van zijn reservatie betreden. Binnen 20 minuten na het beëindigen van de activiteit moet de kleedkamer ontruimd en proper zijn. Dit wil zeggen dat minstens het afval verwijderd moet worden en de kleedkamer uitgekeerd moet zijn.
Art. 39.- Tijdens activiteiten in sporthal De Valk, zaal Kuiperij in het Gemeenschapscentrum Sint-Jozef en turnzaal van GLS De Wegwijzer is men verplicht om aangepast sportschoeisel aan te doen dat geen schade aan de vloer kan veroorzaken en dat voorheen niet op buitenterrein werd gedragen.
Art. 40.- De gebruiker dient het nodige te doen om de sportvloer in goede staat te houden. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om tape te plakken of eigen belijning te voorzien of enige andere handeling te stellen die de sportvloer mogelijk kan beschadigen.
Art. 41.- Bij de organisatie van andere activiteiten dan sportactiviteiten is men verplicht om de vloerbeschermingsmatten uit te rollen. Na afloop van de activiteit dient men de matten proper te maken (keren of indien nodig dweilen) en weer droog op te rollen op de daarvoor voorziene karren.
Art. 42.- De aanwezige sportmaterialen en -toestellen mogen enkel gebruikt worden voor het doel waarvoor ze bestemd zijn. Het opstellen en afbreken van de sportmaterialen en –toestellen dient te gebeuren in de tijdsspanne waarin de infrastructuur werd gereserveerd en goedgekeurd via het evenementenloket.
Art. 43.- De gebruiker gaat respectvol en op een veilige manier om met de materialen. Na afloop van de activiteit worden de materialen netjes op de daarvoor voorziene plaats teruggezet.
Art. 44.- De gebruiker maakt in geen geval gebruik van de materialen die eigendom zijn van de hoofdgebruikers van de sportaccommodaties. Enkel mits voorafgaande toestemming van deze hoofdgebruikers is het toegestaan om deze materialen te gebruiken. Na afloop van de activiteit worden de materialen netjes op de daarvoor voorziene plaats teruggezet. Hiervan kan worden afgeweken indien overeengekomen wordt met de volgende gebruiker dat de materialen opgesteld kunnen blijven op voorwaarde dat de laatste gebruiker deze steeds op de daarvoor voorziene plaats terugzet.
Hoofdstuk 5: Veiligheid
Art. 45.- De vrije doorgangen mogen in geen geval belemmerd worden. De in- en uitgangen en de nooddeuren mogen tijdens de activiteit niet slotvast en niet versperd zijn.
Art. 46.- De aanwezige veiligheidsmaterialen (zoals brandweerkasten, brandhaspels, blusapparaten, …) mogen in geen geval bedekt worden of versperd worden.
Art. 47.- Enkel elektriciteit is toegestaan als algemene kunstmatige lichtbron. Gebruik van kaarsen, wierrook, vuurwerk e.d. is bijvoorbeeld niet toegestaan.
Art. 48.- Het is ten strengste verboden om te koken, te frituren of om vuur te gebruiken in de gemeentelijke infrastructuur. Enkel het college van burgemeester en schepenen kan toestemming verlenen om dit toe te staan op een buitenlocatie, grenzend aan het gehuurde lokaal.
Art. 49.- Het brandalarm mag enkel gebruikt worden in noodgevallen. Bij misbruik worden de kosten herhaald op de gebruiker.
Art. 50.- Het is niet toegestaan om het maximum aantal toegelaten personen per lokaal te overschrijden. Omwille van de brandveiligheid kan er in geen geval van dit aantal worden afgeweken.
Art. 51.- Activiteiten voor minderjarigen dienen steeds begeleid te worden door een verantwoordelijke persoon die minstens 18 jaar oud is. Deze verantwoordelijke moet ten allen tijden aanwezig zijn in de ruimte.
Art. 52.- Het is ten strengste verboden om de infrastructuur (ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, …) te benagelen, beplakken, beschilderen of van enig hechtingsmiddel te voorzien.
Art. 53.- Versieringen uit licht ontvlambare materialen zijn niet toegelaten. Versieringen en publiciteit in de gehuurde infrastructuur mogen niet in strijd zijn met de bepalingen van het uniform gemeentelijk politiereglement (UGP) of andere wettelijke bepalingen.
Art. 54.- In de openbare gebouwen geldt een algemeen rook- en vapeverbod. Voor de sportinfrastrucuur geldt dit rook- en vapeverbod ook rond het gebouw, op heel de sportzone.
Hoofdstuk 6: Drankverbruik
Art. 55.- In geval van aanwezigheid van toogfaciliteiten, beheerd door de hoofdgebruiker van het lokaal, dient de gebruiker vooraf de nodige afspraken te maken met deze hoofdgebruiker. De (financiële) afhandeling van het drankgebruik wordt verder geregeld tussen de gebruiker en de hoofdgebruiker.
Art. 56.- Bij gebruik van de toog in het Gemeenschapscentrum Sint-Jozef in de polyvalente ruimte is de gebruiker vrij om te kiezen met welke brouwer hij samenwerkt voor drankverbruik in dit gebouw.
Art. 57.- Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de brouwer toegang te verschaffen tot het lokaal voor het leveren of het ophalen van de drank. De stockage gebeurt uitsluitend in de daartoe voorziene ruimte in overleg met de gemeentelijke diensten. Het in- en uitladen van de koelingen dient te gebeuren in de gereserveerde tijd.
Art. 58.- Tijdens sportactiviteiten mogen enkel water of sportdranken worden geconsumeerd in de sportzalen. Het is niet toegestaan om te consumeren uit glas.
Art. 59.- Het is ten strengste verboden om sterkedranken te schenken zonder een vergunning. Een sterkedrankvergunning dient voor aanvang van de activiteit te worden aangevraagd via het evenementenloket. Enkel het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om deze vergunning uit te reiken.
Hoofdstuk 7: Algemene bepalingen
Art. 60.- Bij herhaaldelijke vaststelling van het niet naleven van bovenstaande regels kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om de gebruiker uit te sluiten voor de huur van gemeentelijke infrastructuur in de toekomst.